Jokainen asiantuntijatyötä tekevä on varmasti istunut palaverissa, joka tuntuu liian pitkältä, turhauttavalta tai jopa turhalta. Ennen kuin kutsut kokoon seuraavan kokouksen, lue vinkit, joiden avulla palaveri tekee tehtävänsä eivätkä neuvotteluhuoneessa kulutetut tunnit valu hukkaan.
Monet asiantuntijatyötä tekevät viettävät merkittävän osan työajastaan palavereissa. Uudet kokouskutsut saavat kuitenkaan harvan hyppimään riemusta, ja valitettavan suuri osa tapaamisista koetaan hyödyttömiksi.
Liian usein palavereja pidetään pohtimatta niiden tarkoitusta riittävän kriittisesti. Aina päätöksenteko ei vaadi täyspitkää palaveria, ja usein keskustelut olisikin tehokkaampaa hoitaa pienemmällä porukalla tai esimerkiksi sähköpostia tai sisäistä pikaviestipalvelua hyödyntäen.
Toisinaan on kuitenkin tarpeen koota joukko ihmisiä yhteen. Tällöin on hyvä tunnistaa palaverien yleisimmät sudenkuopat sekä pohtia, kuinka niihin putoamisen voi välttää.
Kysy siis itseltäsi seuraavat kysymykset, kun seuraavan kerran olet järjestämässä palaveria ja haluat tehdä siitä tehokkaamman:
Ennen palaveria
1. Onko palaverilla selkeä tavoite ja agenda?
Varmista, että palaverilla on selkeä tavoite. Kirjoita ylös yksi asia, jonka haluat palaverilla saavuttaa. Se voi olla pieni, kuten tiimin pitäminen ajan tasalla tulevan viikon tapahtumista, tai suurempi, kuten strategian suuntaviivojen määrittely.
Tavoitteen lisäksi kokoustajan paras ystävä on johdonmukainen agenda. Sen avulla palaverin eteneminen on hallittavissa ja rönsyilevä keskustelu on helpompaa ohjata takaisin raiteilleen. Kirjoita siis ylös kaikki aihealueet, jotka ton käytävä läpi ja varmista, että jokainen niistä tulee käsitellyksi palaverin aikana.
On tärkeää, että kaikki tietävät, miksi heidät on kutsuttu koolle. Lisää siis sekä tavoite että agenda lähettämääsi kalenterikutsuun. Näin osallistujien on helpompaa orientoitua aiheeseen, ja he voivat pohtia mahdollisia kysymyksiä ja ehdotuksia jo etukäteen.
2. Kenen on syytä olla paikalla?
Palavereja järjestetään liian usein ajattelematta, kenen niihin on tarpeen osallistua ja miksi. Tämän seurauksena osa osallistujista saattaa tulla neuvottelutilanteeseen aivan vääristä lähtökohdista.
Kuvittele esimerkiksi tilanne, jossa olet uutena työntekijänä palaverissa, jonka aihepiiristä sinulla ei ole minkäänlaista taustatietoa. Saat tuskin kovinkaan paljoa irti keskustelusta, puhumattakaan siitä, että pystyisit tuomaan esiin arvokkaita näkemyksiä aiheesta.
Jotta kaikki hyötyisivät palaverista mahdollisimman paljon, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Tietävätkö kaikki, miksi tämä palaveri pidetään ja mistä siellä keskustellaan?
- Tietävätkö kaikki, miksi juuri heidät on kutsuttu?
- Onko osallistujilla riittävästi resursseja valmistautua tapaamiseen?
Jos vastaus mihin tahansa kysymyksistä on ei, pohdi, onko näiden ihmisten syytä osallistua palaveriin lainkaan tai varmista, että kaikilla on valmistautumiseen tarvittava aika ja materiaalit.
Palaverin aikana
3. Käydäänkö kaikki tärkeät asiat läpi aikataulussa?
Palaverin tavoite voi olla esimerkiksi vastauksen löytäminen kysymykseen, idean keksiminen tai uuden prosessin suunnittelu. Tavoitteen saavuttaminen sovitussa ajassa on onnistuneen palaverin merkki.
Tavoitteen saavuttaminen on loppujen lopuksi hyvin yksinkertaista – seuraat vain tekemääsi agendaa. Varmista 10–15 minuutin välein, onko keskustelu pysynyt aiheessa. Jos ei, pyri ohjaamaan se takaisin raiteilleen ja sopikaa yhdessä, miten ja milloin palaatte agendan ulkopuolelle jääviin asioihin.
Älä pitkitä palaveria, elleivät kaikki ole yhtä mieltä siitä, että asiasta voidaan jäädä keskustelemaan pidemmäksi aikaa. Mitä enemmän osallistujien työaikaa viet, sitä vaikeampaa heidän on tehdä sovitut tehtävät ajoissa.
4. Keskittyvätkö ja kuuntelevatko osallistujat?
Ihmisten keskittyminen herpaantuu helposti, ja kaikkien osallistujien täyden huomion saavuttaminen voi olla haastavaa. Tietokoneet ja puhelimet vievät helposti osallistujien huomion, varsinkin, jos tekemättömiä töitä on jonoksi asti. On kuitenkin tärkeää, että jokainen seuraisi keskustelua edes suurimman osan ajasta.
Ihmisten huomion vangintseminen vaatii vaivannäköä ja taitavaa viestintää. Pidä asiat tiiviinä ja hyödynnä helppolukuisia ja selkeitä materiaaleja.
5. Esittävätkö osallistujat kysymyksiä ja vastataanko niihin?
On harvinaista, jos kenellekään ei herää palaverin aikana yhtäkään kysymystä. Jos näin kuitenkin käy, on hyvin todennäköistä, etteivät osallistujat ole pystyneet keskittymään palaverin aikana ja järjestäjänä saat kysymystulvan vastataksesi vasta tapaamisen jälkeen.
Kysymysten vähyyteen voi olla myös muita syitä kuin keskittymisen herpaantuminen. Ehkä olet huomaamattasi luonut ympäristön, jossa osallistujista tuntuu epämukavalta avata suutaan – tai ehkä aihe saa osallistujat niin pyörälle päästään, etteivät he tiedä, mistä aloittaisivat.
On paitsi tärkeää pyrkiä luomaan avoin ilmapiiri keskustelulle, myös todella tarttua osallistujien kysymyksiin ja huolenaiheisiin. Liian usein kysymykset kuitataan vastaamalla ”palataan tähän myöhemmin” tai ”vastaan tähän lopuksi”, eikä näin koskaan tapahdu.
Pidä siis huoli siitä, että kaikkiin kysymyksiin vastataan lopulta, vaikka joutuisit kirjoittamaan ne ylös tai pyytämään kysyjiä toistamaan ne tapaamisen lopuksi.
6. Ovatko tietyt osallistujat jatkuvasti äänessä ja toiset täysin hiljaa?
Palaverin osallistujat on kutsuttu koolle siksi, että jokaisen näkemyksiä ja työpanosta kaivataan tavoitteen saavuttamiseksi. Siksi myös tapaamisen hyödyt riippuvat siitä, kuinka paljon kukin osallistuu keskusteluun.
On hyvin harvinaista, että kaikki osallistuisivat keskusteluun täysin tasapuolisesti. Jotkut ovat luonnostaan äänekkäämpiä ja itsevarmempia kuin toiset, ja tietyt ihmiset koetaan auktoriteetteina. Osa saattaa puolestaan kokea, ettei heidän näkemyksiään arvosteta yhtä paljon kuin muiden ja pysyvät siksi hiljaa.
Toimi palaverin puheenjohtajana ja keskustelun fasilitoijana: hillitse jaaritteluun taipuvaisia kollegoita, älä puhu päälle ja puolusta osallistujia, joiden puheenvuorot keskeytetään. Esitä kysymyksiä hiljaisemmille osapuolille ja etänä tapaamiseen osallistuville, jotka osallistuvat usein keskusteluun vähemmän.
Palaverin päätteeksi
7. Onko palaverin jälkeiset askelmerkit määritelty?
Tiedät, että palaveri on mennyt vikaan, kun kollegasi palaavat hämmentyneinä työpisteilleen ja tekevät asiat juuri, kuten et halunnut niitä tehtävän. Usein tämä johtuu siitä, että palaveri venähtää eikä aikaa jatkon suunnittelulle jää. Varaa siis jo agendaa tehdessäsi palaverin lopusta hetki aikaa toimintasuunnitelman tekemiselle.
Käykää siis palaverin lopuksi yhdessä läpi seuraavat kysymykset:
- Mitä täytyy tehdä, miten ja mihin mennessä?
- Kuka on vastuussa mistäkin?
- Kuka seuraa ja ohjaa projektin etenemistä?
8. Miten olisimme onnistuneet vieläkin paremmin?
Tuntuiko palaveri hyödylliseltä? Kokevatko osallistujat olevansa motivoituneempia ja saavansa enemmän aikaiseksi kokouksen jälkeen? Onko heillä vähemmän kysymyksiä? Saavutitko alkuperäisen tavoitteesi? Jos vastasit kyllä, onneksi olkoon – palaverisi on ollut varsin onnistunut.
Jos vastauksesi on ei, palaa edellisiin kysymyksiin ja mieti, mitä teette toisin seuraavalla kerralla. Suora palaute erityisesti esihenkilön asemassa on tärkeää. Älä oleta, vaan kysy osallistujilta suoraan, millainen olo heille tapaamisesta jäi.
On tärkeää kuulla, mihin voisit kiinnittää enemmän huomiota seuraavalla kerralla sekä miten palaverikäytäntöjä voitaisiin kehittää koko työpaikan laajuisesti. Palautteen kerääminen kaikilta osallistujilta jokaisen palaverin jälkeen ei ole mahdollista tai edes tarpeen, mutta toisinaan on hyvä tarkistaa, olisiko käytännöissä kehitettävää.
Lue myös:
Kuinka pitää tehokas etäpalaveri? Ota huomioon ainakin nämä 6 asiaa
Näin teet työpäivästäsi tehokkaamman – 8 helppoa vinkkiä
Miten järjestää workshop etänä? Katso 5 vinkkiä
The post Puuduttavatko palaverit? Kysy itseltäsi nämä kysymykset ennen seuraavan järjestämistä appeared first on Duunitori.